Die Geschäftsprozessanalyse oder auch Business Analyse ist der Prozess im Unternehmen, an dessen Ende aus den Bedürfnissen der Fachabteilungen (Business) konkrete Anforderungen an den IT-Bereich stehen. Sie stellt damit das Bindeglied zwischen den Fachabteilungen und der IT dar.

Optimierung von Kerngeschäftsprozessen

Die wesentliche Aufgabe der Business Analyse besteht daher darin, Anforderungen aufzunehmen und in die „Sprache“ der IT zu übersetzen. Zuhören, Hinterfragen, Verstehen, Herstellen von Querverbindungen, Strukturieren und Dokumentieren sind für diesen Teil des Prozesses wesentliche Fertigkeiten. Die Kenntnis der Bedürfnisse der Fachabteilungen, insbesondere auch abteilungs- und bereichsübergreifend, ist Grundvoraussetzung für eine erfolgreiche Business Analyse.

Das größte Potential zur Beschleunigung der betrieblichen Abläufe durch den Einsatz von Software liegt in der Optimierung der Abteilungsschnittstellen. Konkret: Minimierung von Liegezeiten, Reklamationen und ereignisgesteuertem Nachfordern von Informationen aus anderen Abteilungen. Das Informationssystem muss also die notwendige Information für den gerade durchzuführenden Prozessschritt bereitstellen.

Ziele der Business-Analyse

Die Durchführung einer Business-Analyse ist in der Regel immer mit einem oder mehreren speziellen Zielen verbunden. Diese Ziele ergeben sich häufig aus gestiegenem Wettbewerbsdruck, einer technologischen Dynamik oder mit organisatorischen Veränderungen des jeweiligen Unternehmens. Die Ziele, die speziell den Grund für die Durchführung der Analyse geben, sollten vor ihrer Durchführung transparent sein, um unnötige Aufwände zu vermeiden.

Unabhängig von den spezifischen Zielen, die zur Durchführung der Analyse führen, gibt es aber noch einige generelle Ziele, die der Methode sozusagen zu Eigen sind. Diese werden in der Folge noch kurz erwähnt.

Zu den allgemeinen Zielen der Business-Analyse gehören:

Einheitliche Darstellung von Abläufen im Unternehmen.
Das strukturierte und systematische Erfassen von Geschäftsprozessen in einem Modell schafft eine einheitliche Darstellung, die es den Mitarbeitern des Unternehmens ermöglicht, Einblick in alle Geschäftsprozesse zu nehmen. Häufig kennt der einzelne Mitarbeiter nämlich nur den Geschäftsprozess, an dem er aktuell teilnimmt, oder sogar nur einen Ausschnitt dieses Geschäftsprozesses. Die selbständige Nutzung von Optimierungspotential oder die Gestaltung von Ad-hoc-Lösungen durch die Mitarbeiter wird so erheblich behindert.

Herstellen einer unternehmensweiten Transparenz
Durch die einheitliche Darstellung von Abläufen entsteht, wenn genügend Teile des Unternehmens abgedeckt sind, eine unternehmensweite Transparenz. Diese führt dazu, dass für Mitarbeiter verschiedener Bereiche die Abläufe in anderen Bereichen des Unternehmens durchschaubar werden. Sie können ihre Arbeiten damit eventuell besser auf die Arbeiten in anderen Bereichen abstimmen. Entscheidungsträger haben durch die Transparenz die Möglichkeit, Entscheidungen sicherer zu treffen.

Aufspüren von Schwächen in den Abläufen
Die Transparenz der Geschäftsprozesse macht es leichter sichtbar, inwiefern sich die Geschäftsprozesse ergänzen oder behindern. Ein Bestandteil eines GPMs (Geschäftsprozessmodells) sind Metriken, mit deren Hilfe die Effizienz von Geschäftsprozessen gemessen werden kann, um so deren Schwächen aufzuspüren und zu beheben. Zum Beispiel können die beteiligten Organisationseinheiten an einem Geschäftsprozess gezählt werden. Sind dies sehr viele, so ist zu erwarten, dass es bei jedem Wechsel zur nächsten Organisationseinheit Liegezeiten gibt, die eventuell vermieden werden können.
Voraussetzung für ein effektives und geeignetes Design von EDV-Systemen
Moderne EDV-Systeme müssen heute nicht nur die einzelnen Tätigkeiten unterstützen, sondern auch den Ablauf, in dem das System zum Einsatz kommt. Damit ein EDV-System den Ablauf möglichst effizient unterstützt, können die Ergebnisse einer Ablaufanalyse für das Design von EDV-Systemen genutzt werden. Ein komponentenbasiertes Geschäftsprozessmodell erlaubt die unabhängige Entwicklung verschiedener Systeme oder Systemteile. Sind die Geschäftsprozesse nämlich wie Komponenten modelliert, sind die Schnittstellen klar festgelegt. So kann sichergestellt werden, dass die verschiedenen Systeme sich ergänzen werden. Auch die schrittweise Ablösung von bestehenden Systemlandschaften als Alternative zum „Big Bang“ wird damit unterstützt.

Nutzen der Business-Analyse

Unabhängig von dem speziellen Nutzen, der mit der Durchführung der Business-Analyse verfolgt wird, gibt es darüber hinaus einen vielfältigen Nutzen für das Unternehmen. Ist einmal für ein Unternehmen ein Geschäftsprozessmodell erstellt, so bildet dies die Grundlage für ein umfassendes und gezieltes Wissensmanagement. Dies kann wie folgt genutzt werden:

Mit Hilfe dieser Wissensbasis können neue Mitarbeiter eingearbeitet werden.
Die einheitliche Begriffswelt des Modells verbessert Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Organisationseinheiten eines Unternehmens. Auswertungen verschiedenster Art sind schnell erstellt und dienen als Ergebniskontrolle. Die umfassenden Informationen über den Zusammenhang von Tätigkeiten und Abläufen erhöhen die Qualität der Entscheidungen. Wird das Geschäftsprozessmodell immer aktualisiert, so existiert außerdem eine dauerhafte Unterstützung für weitere notwendige Restrukturierungen.

In Zeiten von sich schnell ändernden Märkten sowie Mergers und Acquisitions ist eine Restrukturierung der Geschäftsprozesse häufig erforderlich, damit aus einem möglichen Nutzen dieser Technologie nicht sogar ein Nachteil entsteht. Ein Geschäftsprozess kann sich wesentlich ändern, wenn an einem Punkt des Ablaufes auf einmal eine Information verfügbar ist, die früher nicht vorhanden war. Zum Beispiel weiß es heutzutage jeder Kunde zu begrüßen, wenn ein Verkäufer direkt über Bildschirm ermitteln kann, dass eine bestimmte Ware noch auf Lager ist.

Fazit

Eine sorgfältige und methodische Business-Analyse stellt sicher, dass die Gestaltung bzw. Umgestaltung Ihrer IT-Systemlandschaft den strategischen und operativen Zielen Ihres Unternehmens dient.

Wir verfügen über das notwendige Know-how, gemeinsam mit Ihnen eine auf diese Ziele ausgerichtete Business-Analyse zu erstellen.